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일과 삶의 균형을 유지할 수 있는 스마트하게 일하는 방법

기사승인 2018.10.04  14:43:53

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- 재택 원격근무, 스마트워킹법 찾아라

지난 7월부터 실시된 근로시간 단축에 따라 기업들은 재택근무, 유연근무 등 다양한 근무제도와 업무상의 효율화 추구를 위한 스마트 워크에 대한 관심이 높아진 상태다. 하지만 과연 우리 회사에 스마트 워크가 적합할까. 스마트 워크를 시도한 기업들의 사례에서 시사점을 찾아보고 스마트한 스마트 워크 도입을 위한 아이디어를 소개한다.


연봉이 높은 사람, 워라밸을 누리는 사람, 풍족한 복리후생을 누리는 사람, 일에 대한 자부심이 높은 사람 이들 중에서 회사를 가장 오래 다니게 되는 사람은 누구일까? 많은 회사들이 핵심인재를 확보하고 유지하기 위해서 다양한 노력을 하는 상황에서 이러한 질문은 회사가 직원에게 줄 수 있는 직원가치제안(Employee Value Proposition)중에 어떠한 가치가 가장 유효한 것인가에 대한 질문이다. 회사를 오래 다니는 직원의 속성에 대한 딜로이트 HR Analysis 분석결과에 의하면 의외의 결과가 나왔다. 회사를 오래 다니는 사람들은 앞선 보상, 복리후생, 일에 대한 자부심 등에 대한 조건이 아니었다. 회사와 집의 거리가 가까운 사람들이 장기 근속자들이었던 것이다.
스마트 워크의 정의를 '시간과 장소에 얽매이지 않고 언제 어디서나 원하는 방법으로 일할 수 있는 체계'로 본다면, 스마트 워크의 도입은 우수한 인재를 유치하고 이들이 장기 근속할 수 있는 매력적인 동인임이 틀림없다. 
 


클라우드로 인해 활성화된 스마트워크
근무형태를 다양화하고자 하는 시도는 우리나라에서도 오래 전 부터 시도해 왔다. 우리나라 정부는 공공기관 지방이전으로 기관간 협업이 어렵게 되자 전국 각지에 스마트워크센터를 설립하고 효율적으로 업무를 진행하고자 했다. 화상회의를 통해 출장을 위해 사용하는 시간과 비용을 줄이고, 집에서 가까운 스마트워크센터에서 업무를 마쳐 이동하는데 근무시간을 낭비하지 않도록 유도한 것이다. 정부의 방침에 따라 기업들도 스마트워크 도입을 서둘렀다. 특히 BYOD가 활성화되면서 언제, 어디서나, 어떠한 단말기를 갖고 있더라도 업무를 할 수 있는 스마트워크가 추진됐으며, IT 기술이 업무 혁신을 도와주는 도구로 사용돼 IT 분야에 새로운 시장이 열릴 것으로 기대를 받기도 했다. 그러나 우리나라의 독특한 문화는 스마트워크 확산을 저해했다. 

우리나라는 여전히 출퇴근을 강요하고 얼굴을 맞대고 회의하는 것을 선호하기 때문에 스마트워크 시스템만 도입했을 뿐, 성공적으로 제도가 안착되고 있지는 않다. 하지만 최근 클라우드 도입이 활성화되면서 이러한 상황이 조금씩 바뀌고 있는 것도 사실이다. 많은 기업들이 클라우드에 대한 안전성과 효율성을 경험하게 되면서 업무하는 장소보다 업무의 효율성을 중시하는 추세로 바뀌게 됐다.
그렇다면 스마트워크를 도입하여 비용절감 및 생산성 향상 등의 효과를 성공적으로 거둔 기업이나 국가는 어디일까. 먼저 KT경제경영연구소의 관련 기사에 따르면, 2009년 KT와 KTF가 통합되면서 양사의 중복 업무를 통합하고 전사 프로세스를 개선하고자 하는 요구가 있었고 이와 함께 정부 차원에서 스마트워킹이 이슈화되고 효율적으로 일하는 것에 초점을 둔 전사 업무 혁신 프로젝트를 2년간 추진하여 이를 지난 2년간의 성과로 분석하고 있다.

우선적으로 전사 차원의 모바일 오피스는 기본적으로 구축하였고 바로 이어 2010년에는 사무직 직원이 많은 서초 사옥에 VDI(데스크탑 가상화)와 ECM(기업컨텐츠관리) 시스템을 동시에 오픈하여 외부에서도 사내 업무를 똑같이 수행할 수 있는 문서작업 혁신을 구현했다. VDI는 네트워크가 연결된 곳이라면 언제 어디서나 자신의 업무 환경에 접속하여 업무를 처리할 수 있는 업무 환경이라고 할 수 있고, ECM은 업무처리과정에서 생성된 모든 자료를 중앙서버에 저장하도록 해 직원 간 문서공유와 협업 환경을 활성화하는 시스템이라고 할 수 있다. 국내에서 VDI를 도입한 기업의 대부분은 주로 영업부서나 콜센터 위주로 적용하였다고 한다.
KT가 일하는 방식의 혁신을 위해 기울인 노력은 새로운 IT 기술의 도입이 전부가 아니며 가장 먼저 업무혁신 태스크포스(TF)팀을 만들어 추진한 작업이 ‘일’에 대한 정의였다. 전통적으로 책상에 앉아 일해야 하는 책상머리형 업무, 상하향식 보고형 업무, 면대면으로 추진해야 하는 업무 등을 분류해 업무를 재정의하고 개선점을 찾았으며, 또한 제도 및 프로세스도 바꿔 조직의 유연성을 높였다. 또 조직에 이동성을 부여하기 위해 팀제를 더욱 세분화하였고 1인 팀장 등도 도입해 업무별 책임을 강화했다. 기존 10단계의 직급체계를 5단계의 직책 중심으로 개편하고 직원의 직무를 분석해 업무시간을 자유롭게 선택하도록 하였다. 또한 권위보다는 실용성에 바탕을 둔 공간 활용을 위해 본부장과 담당들이 사용하던 공간을 4평 이하로 줄여 여분의 공간을 직업 협업 공간으로 활용했다.
2011년에 KT는 3만5천 명의 전 직원에게 외부 업무용 데스크톱 PC 용도로 아이패드를 지급했다. 이것은 국축한 VDI와 ECM 시스템의 활용도를 더욱 높이고 철저하게 공간에 구애받지 않고 스마트워킹을 할 수 있도록 하기 위한 차원이었다고 한다. 스마트워크라는 업무 혁신을 위해서는 변화 관리가 가장 핵심적이라고 판단하여 경영층의 적극적인 솔선수범뿐 만 아니라 변화관리 담당조직을 개설하고 변화관리 리더를 양성하여 스마트워크의 성공적인 정착에 힘썼다고 한다.

세계적으로 스마트워크를 가장 잘 활용하고 있는 업체는 단연 BT(British Telecom)사를 꼽을 수 있다. BT사는 기존 종이 처방전을 과감히 없애고 병원을 예약, 선택할 수 있는 IT기술(국가 의료 서비스 NHS : National Health Service)를 도입하여 영국 의료 서비스에 혁명을 불러온 기업으로 파산 직전의 재정 상태를 극복하고 현재 세계적인 IT 벤치마킹 대상으로 떠올랐다. BT사는 지난 993년에 일자리 공유, 재택 근무, 부분 재택 근무, 탄력시간근무제, 스마트 워크 플레이스의 5개 프로그램으로 구성된 ‘BT 워크스타일’을 실시해오고 있다. 영국에서 근무하고 있는 BT 직원의 87%가 이 프로그램을 이용할 정도로 높은 참여율을 보인다고 한다. 또 BT사는 스마트 워크 프로그램 도입으로 BT는 큰 폭의 비용 절감과 생산성 증대 효과도 경험했다. 프로그램을 시작하던 1993년의 오피스 면적이 190만㎡이었던 데에 반해, 2006년에는 74.3만㎡로 60% 가량 감소했으며, 이를 금액으로 추산시 연간 7억,2500만 파운드의 비용 절감 효과가 발생했다. 또한 재택근무자의 생산성이 일반 사무실 근로자의 20% 가량 높은 것으로 나타났다.

정부와 민간이 체계적으로 공동 지원하여 스마트워크를 실현한 대표적인 나라는 네덜란드이다. 전체 사업체의 49%가 스마트워크 센터를 활용하고 있는 네덜란드에서는 정부와 민간이 공동으로 참여하여 설립한 재단인 Double U Smartwork Foundation이 있다. Double U는 암스테르담 정부와 ABN 암로, 라보 뱅크 등의 금융 업체, 사무실 입대 업체인 터치다운 센터, IT 장비업체인 시스코 등이 공동 투자하여 2010년 기준 99개의 스마트 워크플레이스를 운영 중에 있다. Double U는 일정한 기준에 부합한 비즈니스 사업장을 SWC로 인증하여 ‘W' 마트를 사용하고 있다. 사무실 공간 외에 원격 회의 시스템 등을 갖춰 원격 업무의 효율성을 높이고 있으며, 온라인 예약이나 스마트 폰 증강 현실을 활용한 주변 워크플레이스 검색 등의 서비스를 제공하고 있다. 실제로 비영리센터인 Bright City를 제외하고 영리법인 형태로 사무공간, 커뮤니티, 회의실, 식음료 서비스 제공(회비는 월 110 유로)를 제공하고 있으며 다양한 정보교환과 공유를 위하여 Social Networking 환경도 제공하고 있다.
스마트워크는 단순히 원격근무 중심의 단순 사무환경의 변화가 아니라, 전사관점의 프로세스 개선 등 조직혁신 차원에서 추진되어야 한다. 이를 위해서는 비효율적인 업무 절차나 방법을 개선하여 업무 프로세스를 표준화하고 성과 위주의 업무 평가시스템 마련하여야 하며, 인사, 복무 등 조직관리 부서 중심으로 시행하여 제도 정착이 선행되어야 할 것이다. 또한 공공부문의 스마트워크 확산을 계기로 민간 부문에 전파되어 국가 경쟁력을 제고시키기 위해서는 위 성공 사례들을 잘 분석하여 이를 Best Practice로 삼는 것이 중요할 것이다.                   
 

시사뉴스& sisanewsn@sisanewsn.co.kr

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